ПОЛОЖЕНИЕ
об Административном департаменте
Секретариата Комиссии таможенного союза
1. Общие положения
1.1. Административный департамент (далее - Департамент) является структурным подразделением Секретариата Комиссии таможенного союза (далее соответственно – Секретариат, Комиссия).
1.2. В своей деятельности Департамент руководствуется международными договорами, составляющими договорно-правовую базу Таможенного союза в рамках ЕврАзЭС (далее – Таможенный союз), нормативными правовыми актами Межгосударственного Совета ЕврАзЭС (Высшего органа таможенного союза) (далее – ВО ТС) и Комиссии, приказами, распоряжениями, поручениями Ответственного секретаря Комиссии, его заместителей (далее – руководство Секретариата) и настоящим Положением.
1.3. Свою деятельность Департамент осуществляет во взаимодействии с другими структурными подразделениями Секретариата.
1.4. Численность, структура и состав должностных лиц и сотрудников Департамента определяются штатным расписанием Секретариата.
1.5. Департамент подчиняется непосредственно Ответственному секретарю Комиссии.
1.6. Сокращенное наименование (аббревиатура) Департамента – АД.
2. Основные задачи Департамента
2.1. Основными задачами Департамента являются:
2.1.1. Подготовка совместно с другими структурными подразделениями Секретариата проектов документов и материалов к заседаниям ВО ТС и Комиссии, участие в организационном, материально-техническом и финансовом обеспечении подготовки и проведения заседаний ВО ТС и Комиссии.
2.1.2. Организация делопроизводства в Секретариате.
2.1.3. Организация материально-технического и финансового обеспечения деятельности Комиссии и Секретариата Комиссии.
2.1.4. Организация эксплуатации помещений, предоставленных Комиссии, содержание закрепленных за ними оборудования, территории в надлежащем состоянии, а также обеспечение эксплуатации служебных квартир, используемых Комиссией для проживания квотных работников Секретариата.
2.1.5. Ведение кадровой работы в Секретариате.
3. Функции Департамента
Для реализации своих задач Департамент осуществляет следующие основные функции:
1) В сфере организационного обеспечения заседаний органов Таможенного союза:
3.1.1. Проведение совместно с другими структурными подразделениями Секретариата работы по формированию проектов повесток заседаний и проектов документов и материалов в соответствии с проектами повесток дня ВО ТС и Комиссии и их делопроизводственная экспертиза.
3.1.2. Организационное и протокольное обеспечение подготовки и проведения заседаний ВО ТС и Комиссии.
3.1.3. Комплектование и тиражирование документов и материалов по вопросам повесток дня к заседаниям ВО ТС и Комиссии, рассылка их для согласования.
3.1.4. Доработка совместно с заинтересованными структурными подразделениями Секретариата документов и материалов с учетом поступивших от государств – членов Таможенного союза замечаний и предложений к рассмотрению на заседаниях ВО ТС и Комиссии.
3.1.5. Тиражирование и формирование комплектов документов (папок) для членов делегаций, экспертов и приглашенных.
3.1.6. Подготовка отредактированных материалов, формирование контрольной папки (визовые документы) и передача итоговых материалов депозитарию.
3.1.7. Тиражирование, комплектование и рассылка итоговых документов, принятых на заседаниях ВО ТС и Комиссии, сопровождение публикации итоговых документов на официальном сайте Комиссии.
3.1.8. Взаимодействие с органами исполнительной власти государств – членов Таможенного союза и ЕврАзЭС по вопросам, входящим в компетенцию Департамента.
3.1.9. Организация и проведение совещаний, связанных с подготовкой к заседаниям ВО ТС и Комиссии.
3.1.10. Подготовка, формирование и согласование списков участников заседаний ВО ТС и Комиссии, включая участников заседаний в узком составе, а также обеспечение регистрации участников и организация их допуска в зал заседания.
3.1.11. Разработка схемы рассадки участников заседаний Комиссии.
3.1.12. Подготовка рабочих помещений, флагов и настольных флажков, куверток государств – членов Таможенного союза, табличек, канцелярских принадлежностей для делегаций и экспертов, принимающих участие в заседании Комиссии.
3.1.13. В рамках подготовки к заседаниям Комиссии – осуществление взаимодействия с представителями министерств и ведомств государств - членов Таможенного союза и ЕврАзЭС и других структур по вопросам, входящим в компетенцию Департамента.
3.1.14. Оказание содействия государственным органам государств - членов Таможенного союза и ЕврАзЭС в документационном обеспечении сотрудничества.
2) В сфере осуществления административно-хозяйственной работы:
3.2.1. Организационное, финансовое, материально-техническое обеспечение проведения заседаний ВО ТС и Комиссии, рабочих и экспертных групп.
3.2.2. Осуществление мер, направленных на создание работникам Секретариата нормальных условий для служебной деятельности, а также обеспечение руководства Секретариата и его структурных подразделений необходимым оборудованием, оргтехникой, средствами и услугами связи, включая специальную, автотранспортом, другим имуществом и хозяйственным инвентарем.
3.2.3. Обеспечение надлежащей эксплуатации помещений, предоставленных Комиссии, включая организацию и контроль за содержанием, ремонтом помещений, инженерных коммуникаций, содержанием прилегающих территорий.
3.2.4. Организация пропускного режима и охраны служебных помещений Комиссии.
3.2.5. Подготовка хозяйственных договоров, в том числе по эксплуатации здания.
3.2.6. Исполнение договоров, заключенных с юридическими и физическими лицами для приобретения товаров, выполнения работ, а также оказания услуг.
3.2.7. Участие в разработке проектов нормативных правовых актов, связанных с работой Секретариата.
3.2.8. Обеспечение осуществления надлежащего бухгалтерского учета согласно нормативным правовым актам, действующим в Российской Федерации;
3.2.9. Осуществление банковских операций.
3.2.10. Расчеты с должностными лицами, сотрудниками, внештатно-техническим персоналом по командировкам, зарплате, отпускам, временной нетрудоспособности, подотчетным расходам.
3.2.11. Представление в установленном порядке квартальной и годовой бухгалтерской отчетности.
3.2.12. Составление отчетов об исполнении сметы расходов и баланса Комиссии за прошедший год.
3.2.13. Подготовка материалов и расчетов к смете расходов
Комиссии при формировании бюджета на следующий год.
3.2.14. Подготовка предложений по списанию и дальнейшему использованию выбывших из эксплуатации материально-имущественных ценностей, числящихся на балансе Секретариата Комиссии.
3.2.15. Оформление приема, перевода и увольнения должностных лиц, сотрудников Секретариата в соответствии с нормативными правовыми актами Таможенного союза и внештатно-технического персонала в соответствии трудовым законодательством Российской Федерации.
3.2.16.Оформление трудовых договоров (контрактов) с должностными лицами, сотрудниками и внештатно-техническим персоналом Секретариата.
3.2.17. Учет личного состава Секретариата.
3.2.18. Хранение и заполнение трудовых книжек, ведение кадрового делопроизводства.
3.2.19. Выдача по заявлениям должностных лиц, сотрудников и внештатно-технического персонала Секретариата документов и справок по вопросам, связанным с их трудовой деятельностью.
3.2.20. Контроль исполнения руководителями департаментов приказов и распоряжений по работе с личным составом.
3.2.21. Подготовка предложений по улучшению расстановки и использования кадров.
3.2.22. Подготовка материалов для представления должностных лиц, сотрудников и внештатно-технического персонала к поощрению и награждению.
3.2.23. Организация контроля за состоянием трудовой дисциплины и соблюдением правил внутреннего трудового распорядка в Секретариате.
3.2.24. Заказ, хранение и выдача служебных удостоверений, печатей и штампов.
3.2.25. Подготовка аналитических и статистических материалов по кадровым вопросам.
3.2.26. Обеспечение регистрации в МИД Российской Федерации квотных сотрудников Секретариата, не являющихся гражданами Российской Федерации.
3.2.27. Приобретение железнодорожных и авиабилетов руководству, иным должностным лицам и сотрудникам Секретариата.
3) в сфере организации и ведения делопроизводства:
3.3.1. Формирование дел в соответствии с номенклатурой делопроизводства Секретариата.
3.3.2. Прием, учет, регистрация и обработка входящей корреспонденции, в том числе внутренней и факсимильной (ввод в компьютерную базу данных о входящей корреспонденции и запись в соответствующие журналы регистрации).
3.3.3. Подготовка входящей корреспонденции для доклада руководству Секретариата с проектами резолюций, последующее их тиражирование для оформления их передачи в установленном порядке на исполнение соответствующим структурным подразделениям Секретариата.
3.3.4. Обеспечение ежедневного контроля прохождения входящей корреспонденции в Секретариате, а также ежедневный мониторинг исполнения входящей в Секретариат корреспонденции и на его основе подготовка по установленной форме для Ответственного секретаря Комиссии ежемесячной информации о ходе выполнения документов, находящихся на контроле.
3.3.5. Регистрация (в соответствующем журнале и в компьютерной базе) исходящей корреспонденции, подготовка реестров и сверка отправляемой корреспонденции с актами Фельдъегерской службы, регулярная доставка (нарочным) исходящей из Секретариата корреспонденции, оформленной в строгом соответствии требованиями актов Фельдъегерской службы, в соответствующую службу Администрации Президента Российской Федерации для последующей отправки адресатам.
3.3.6. Подготовка бухгалтерского отчета по отправленной корреспонденции и сдача его в бухгалтерию.
3.3.7. Учет использования бланков строгой отчетности, систематизация, учет и хранение итоговых документов заседаний рабочих и экспертных групп, других органов Комиссии.
3.3.8. Разработка внутренних локальных нормативных актов, направленных на совершенствование делопроизводства в Секретариате.
3.3.9. Организация работы со служебными документами, содержащими информацию ограниченного распространения.
3.3.10. Работа по формированию архива, списание документов в установленном порядке на основании данных электронной базы «РКД» (регистрация и контроль документов).
3.3.11. Подготовка и утверждение поручений Ответственного секретаря Комиссии, адресованных соответствующим структурным подразделениям Секретариата в ходе оперативных совещаний и обеспечение контроля их исполнения подготовка докладов Ответственному секретарю Комиссии по итогам их выполнения.
3.3.12. Контроль за исполнением поручений руководства Секретариата.
4) в сфере организации планирования работы Секретариата:
3.4.1. Подготовка планов работ Административного департамента и на основе предложений структурных подразделений Секретариата – сводного плана работы Секретариата;
3.4.2. Подготовка с участием заинтересованных структурных подразделений Секретариата ежегодных планов командировок должностных лиц и сотрудников Секретариата в иностранные государства (для формирования проекта сметы расходов Комиссии на планируемый год);
3.4.3. Подготовка проектов ежеквартальных и ежемесячных графиков проведения совещаний экспертов государств – членов Таможенного союза, заседаний рабочих групп, обеспечение их рассмотрения на заседаниях Комиссии и последующего утверждения на заседаниях ВО ТС;
3.4.4. Подготовка, совместно со структурными подразделениями Секретариата доклада о ходе реализации плана действий по формированию Таможенного союза в рамках Евразийского экономического сообщества для отчета о деятельности Комиссии.
4. Структура и организация деятельности Департамента
4.1. Организацию деятельности Департамента осуществляет Директор Департамента, утверждаемый на должность и освобождаемый от нее решением Комиссии по представлению государств – членов Таможенного союза в соответствии с квотами на должности, установленными для каждого государства ВО ТС.
Директор Департамента имеет заместителя, утверждаемого должность и освобождаемого от нее решением Комиссии по представлению государств – членов Таможенного союза в соответствии с квотами на должности, установленными для каждого государства.
В структуру Департамента входят:
Организационный отдел;
Административно-хозяйственный отдел;
Отдел бухгалтерского учета и отчетности.
4.2. Назначение на должность и освобождение от должности директора Департамента и его заместителя оформляются приказами Ответственного секретаря Комиссии с заключением соответствующих трудовых договоров.
4.3. Сотрудники Департамента назначаются на должность и освобождаются от должности приказами Ответственного секретаря Комиссии с заключением соответствующих трудовых договоров.
4.4. Директор Департамента и его заместитель несут персональную ответственность за выполнение возложенных на Департамент задач и осуществление им функций, а также за соблюдение внутреннего трудового распорядка и состояние трудовой дисциплины.
4.4. Должностные обязанности и права сотрудников Департамента регламентируются Должностными инструкциями, утверждаемыми директором Департамента.
5. Права и обязанности руководства и сотрудников Департамента
5.1. Директор Департамента и его заместители (по согласованию с Директором департамента) для осуществления своих функций имеют право:
1) проводить рабочие совещания по вопросам, входящим в компетенцию Департамента;
2) привлекать для участия в них по согласованию с соответствующим руководством специалистов других структурных подразделений Секретариата;
3) участвовать в работе экспертных советов рабочих и экспертных групп по вопросам, относящимся к деятельности Департамента;
4) вносить Ответственному секретарю предложения по вопросам деятельности Департамента;
5) взаимодействовать с представителями органов государственной власти государств – членов Таможенного союза по вопросам, относящимся к компетенции Департамента;
6) вносить предложения о привлечении, в том числе на договорной основе, ученых и специалистов научных учреждений и организаций государств – членов Таможенного союза для разработки проектов документов и проведения соответствующих экспертиз
7) использовать в установленном порядке для выполнения функций Департамента государственные (в том числе правительственные) системы связи и коммуникации государств – членов Таможенного союза.
5.2. Сотрудники для осуществления своих функций имеют право:
1) запрашивать в пределах своей компетенции у структурных подразделений Секретариата документы, справки и иные материалы, необходимые для выполнения возложенных на Департамент задач;
2) использовать в установленном порядке для выполнения функций Департамента технические и материальные средства.
5.3. Директор, его заместитель и сотрудники Департамента обязаны поддерживать уровень квалификации в соответствии с установленными требованиями и обеспечивать:
качественное и своевременное выполнение задач и функций Департамента;
своевременное предоставление руководству проектов документов и иных материалов по вопросам, относящихся к компетенции Департамента;
своевременную подготовку проектов нормативных правовых актов и иных документов к заседаниям ВО ТС и Комиссии в соответствии с проектами повесток и планами работы;
объективность и достоверность сведений, содержащихся в документах, подготовленных Департаментом;
своевременное принятие мер по выполнению решений ВО ТС, Комиссии и руководства Секретариата.
5.4. Вопросы трудовых отношений, материального, социально-бытового и пенсионного обеспечения, а также медицинского и санаторно-курортного обслуживания работников Департамента регулируются Соглашением о Секретариате Комиссии таможенного союза от 12 декабря 2008 года и иными принятыми в рамках Таможенного союза нормативными правовыми актами, а вопросы, не урегулированные нормативными правовыми актами Таможенного союза, - в соответствии с законодательством страны пребывания Секретариата.
6. Приложение к Положению
6.1. Неотъемлемой частью настоящего Положения является лист ознакомления с настоящим Положением (прилагается).
7. Заключительные положения
7.1. Настоящее Положение утверждается Ответственным секретарем.
7.2. Изменения и дополнения в настоящее Положение могут быть внесены на основании приказа Ответственного секретаря.